কিভাবে Outlook-এ একটি নতুন Signature তৈরি করবেন?

outlook signature

Microsoft Outlook এ প্রতিবার ইমেইল পাঠানোর সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে Signature কে সংযুক্ত করতে পারেন। এটাকে যদি আগে থেকে সেট আপ করে নেয়া থাকে। একবার টাইপ করে Signature এ আপনার নাম, ঠিকানা, কোম্পানি তথ্য ইত্যাদি যা আপনার প্রয়োজন সংযুক্ত করে রাখলে আর বার টাইপ করতে হয় না। 

ইমেইল Signature তৈরি করুন Microsoft Outlook 2010 : File মেনুতে যান। তারপর সাবমেনু Options এ ক্লিক করুন। এখন একটি উইন্ডো আসবে। বাম পাশে বেশ কিছু Tab আসবে। সাব মেনু Mail Tab এ ক্লিক করুন। এবার উইন্ডোটি পরিবতন হয়ে ডানদিকে কিছু অপশন আসবে। Compose Messages এর মধ্যে আওতায় উপরে থেকে তৃতীয় অপশন Signatures এ ক্লিক করুন। Signatures and Stationery নামে একটি উইন্ডো আসবে। Select Signature to edit এটার নিচে Delete, New, Save, Rename দেখা যাবে। এখন New এ ক্লিক করুন। New Signature নামে ছোট একটি উইন্ডো আসবে। ওখানে আপনার ‍যেকোন একটি নাম টাইপ করে Ok চাপুন। এবার Edit signature ঘরটি লেখার জন্যে সক্রিয় হয়ে যাবে। এই ঘরটিতে হচ্ছে মতো আপনার signature টি তৈরি করুন। টাইপ করুন আপনার নাম, পদবী, কোম্পানীর তথ্যসহ আপনার ইমেইল, যোগাযোগ নম্বর ইত্যাদি। আপনি চাইলে এখানে কোম্পানীর লোগো যোগ করতে পারেন। এখানে MS Word এর মতো font style, size, bold, italic, underline, alignment, business card, image ও hyperlink আইকন আছে। এগুলো ব্যবহার করে আপনি আপনার signature টির সুন্দর ডিজাইন করে নিতে পারবেন। তারপর সেভ বাটনে ক্লিক করুন। এবার লক্ষ্য করুন ডান দিকে উপরের chose default signature, ওখানে তিনটি অপশন রয়েছে। প্রথমে Email account এখানে আপনার ইমেইলটি সিলেক্ট করুন। সাধারনত যদি আপনার Outlook এ একটি অ্যাকাউন্ট থাকে, আপনার ইমেইটি দেখা যাবে। যদি একের অধিক ইমেইল অ্যাকাউন্ট Outlook এ সেট করা থাকে, তাহলে যে অ্যাকাউন্টের জন্যে ‍এই signature টি ব্যবহার করবেন সেটি সিলেক্ট করুন ড্রপডাউন মেনু থেকে। তারপর আসুন New messages ও Replies/forwards এই দুটি অপশনে, আপনি এই ‍signature টি যদি শুধু নতুন মেইল কম্পোজ করার সময় ব্যবহার করতে চান New messages অপশন থেকে আপনার ‍signature এর নামটি সিলেক্ট করে দিন। Replies/forwards এর ক্ষেত্রেও যদি এই signature টি আপনি ব্যবহার করতে চান। তাহলে ড্রপডাউন মেনু থেকে আপনার signature টি সিলেক্ট করে দিন। আবার ইচ্ছে করলে অন্য একটি ‍signatureও এখানে ব্যবহার করতে পারেন। যদি মনে করেন যে, New messages ও Replies/forwards আলাদা আলাদা  signature দরকার। সেটার জন্যে অবশ্য New যেয়ে আরেকটি নাম দিয়ে আরেকটি signature তৈরি করে রাখতে হবে। এখন পুরো কাজটি হয়ে গেলে Ok বাটনে ক্লিক করুন। তারপর আবারও Ok বাটনে ক্লিক করুন। এখন টেস্ট করার জন্যে New E-mail এ ক্লিক করুন। নতুন কম্পোজ করার পেজটিতে আপনার signature টি সংক্রিয়ভাবেই সংযুক্ত রয়েছে। এভাবেই ইমেইলে signature সংযুক্ত করতে হয়।

Microsoft Outlook 2010 এ কিভাবে ইমেইল signature তৈরির পুরো পদ্ধতিটি সংক্ষিপ্ত আকারে--

  1. Outlook File মেনুতে ক্লিক করে, Options সিলেক্ট করুন
  2. Mail Format Tab এ যান
  3. Signatures এর অধীনে Signature এ ক্লিক করুন
  4. Email Signature tab এ যান
  5. ক্লিক New
  6. Signature ফাইলের নাম টাইপ করুন আপনার ইচ্ছে মতো
  7. ক্লিক Ok
  8. এবার টাইপ করে Signature তৈরি করুন Edit Signature ঘরে
  9. ক্লিক Ok, আবারও ক্লিক Ok

Microsoft Outlook 2007 এ কিভাবে ইমেইল signature তৈরির পুরো পদ্ধতিটি সংক্ষিপ্ত আকারে--

  1.  Outlook Tool মেনুতে ক্লিক করে Options যান
  2. Mail Format Tab এ যান
  3. Signatures এর অধীনে Signature এ ক্লিক করুন
  4. Email Signature tab এ যান
  5. ক্লিক New
  6. Signature ফাইলের নাম টাইপ করুন আপনার ইচ্ছে মতো
  7. ক্লিক Ok
  8. এবার টাইপ করে Signature তৈরি করুন Edit Signature ঘরে
  9. ক্লিক Ok, আবারও ক্লিক Ok

Microsoft Outlook 2003 এ কিভাবে ইমেইল signature তৈরির পুরো পদ্ধতিটি সংক্ষিপ্ত আকারে--

  1.  Outlook Tool মেনুতে ক্লিক করে Options যান
  2. Mail Format Tab এ যান
  3. Signatures এর অধীনে Signature এ ক্লিক করুন
  4. Email Signature tab এ যান
  5. ক্লিক New
  6. Signature ফাইলের নাম টাইপ করুন আপনার ইচ্ছে মতো
  7. ক্লিক Ok
  8. এবার টাইপ করে Signature তৈরি করুন Edit Signature ঘরে
  9. ক্লিক Ok, আবারও ক্লিক Ok